OKR: cosa sono e come si impostano gli Objective and Key Results

OKR, acronimo di Objective and Key Results (Obiettivi e Risultati Chiave), rappresenta una tecnica di gestione ampiamente adottata per stabilire obiettivi quantificabili all’interno delle organizzazioni. Questo metodo promuove un percorso chiaro verso l’obiettivo, garantendo che tutti i membri dell’organizzazione siano sincronizzati sugli scopi e i traguardi desiderati, minimizzando il tempo speso in processi eccessivamente burocratici.

Nonostante possa sembrare semplice, la messa in atto degli OKR richiede impegno e attenzione.

In questo articolo illustreremo la natura degli OKR, il loro ruolo cruciale in una struttura orientata al prodotto e i motivi per cui sono essenziali in una strategia aziendale di successo. Inoltre, ti fornirermo consigli pratici per la loro implementazione efficace e ti indicheremo gli errori più comuni da evitare.

OKR: cosa sono?

Il panorama lavorativo attuale, trasformato dal diffondersi dello smart working, ha sollecitato una riflessione sui profondi mutamenti che questa modalità di lavoro ha introdotto. Molti aspetti sono stati influenzati da tale cambiamento, influenzando sia le aziende che i lavoratori, tra cui la gestione del personale, l’organizzazione del tempo, l’autonomia nelle mansioni quotidiane e i metodi di supervisione. Questo ha reso necessaria una revisione, anche parziale, dei processi lavorativi.

In risposta a questa necessità, è emerso un nuovo modello di gestione, noto come OKR (Objectives and Key Results), progettato per apportare vantaggi in ogni settore di un’impresa. Questo sistema non si limita a fissare obiettivi e valutare le prestazioni; piuttosto, integra questi elementi in un contesto di condivisione dei compiti e degli obiettivi aziendali, trascendendo i limiti degli obiettivi personali e autoreferenziali.

Gli OKR si sono affermati come uno dei metodi organizzativi più adottati nel mondo del lavoro moderno per la definizione di obiettivi chiari e misurabili. Essi offrono una direzione coesa, promuovono l’allineamento con i risultati attesi e riducono il tempo impiegato in procedure intricate. Questo modello, partecipativo e all’avanguardia, trasforma il processo lavorativo, coinvolgendo attivamente tutti i dipendenti nel successo collettivo dell’azienda.

Come funziona il metodo Objective and Key Results?

La struttura degli OKR si articola su due livelli essenziali per definire e raggiungere obiettivi aziendali.

Gli “Objectives” rappresentano le mete più elevate e ambiziose, fungendo da risposta alla domanda “cosa” si intende realizzare. I “Key Results“, d’altro canto, sono i risultati quantificabili che delineano il “come” questi obiettivi saranno raggiunti. Dopo aver stabilito questi elementi, è fondamentale determinare gli OKR specifici per ogni collaboratore o team, condividendoli poi in maniera trasparente con tutti i reparti dell’azienda.

Questi OKR sono soggetti a revisione e accordo trimestrale con il manager del progetto. Il processo prevede diverse fasi:

• la scelta congiunta dei key results per il raggiungimento degli objectives;
• il monitoraggio costante, permettendo al contempo al team di mantenere un certo grado di autonomia;
• l’analisi e la valutazione finale dei risultati ottenuti.

In termini di misurazione, il raggiungimento di un 70/80% dell’objective è considerato un successo significativo, mentre i key results, che si basano su dati numerici concreti, dovrebbero essere completati interamente. Questi ultimi fungono da indicatori cruciali per verificare la correttezza del percorso intrapreso e lo stato di avanzamento di ciascun team nel tempo dedicato al lavoro.

Quali sono i vantaggi del metodo OKR?

I benefici chiave di adottare un metodo di lavoro orientato agli obiettivi sono:

• un incremento della fiducia nell’autonomia dei team
• la chiarezza degli obiettivi aziendali per tutti i membri
• un forte stimolo alla cooperazione tra i dipendenti per il raggiungimento di un fine comune.

Inoltre, l’importanza risiede non solo nell’ottenimento del risultato ma nel modo in cui questo viene raggiunto, promuovendo un ambiente di maggiore collaborazione e un controllo sui dipendenti che sia costante ma non oppressivo. In questa ottica, ogni risultato chiave raggiunto rappresenta un successo per l’intera organizzazione, a prescindere dall’effettiva realizzazione dell’obiettivo primario.

In un mercato che si evolve rapidamente, fissare obiettivi a lungo termine potrebbe risultare obsoleto. Grazie alla loro valutazione trimestrale, gli OKR permettono di adeguarsi tempestivamente alle nuove esigenze e sfide del mercato. Tuttavia, l’adozione degli OKR non è immediata né adatta a ogni contesto aziendale. La metodologia richiede, infatti, alcuni prerequisiti essenziali come una chiara visione aziendale, trasparenza, condivisione delle performance e degli obiettivi di tutti, un impegno nella cultura del feedback e parametri misurabili.

È anche importante sottolineare che negli OKR non esiste un legame diretto tra incentivi economici e il raggiungimento degli obiettivi, distaccando così le ricompense materiali dall’efficacia del processo.

Objective and Key Results: gli errori da evitare

Coloro che adottano gli OKR possono talvolta commettere degli errori comuni che ne compromettono l’efficacia. Tra questi si annoverano:

1. Mancanza o inadeguatezza dei controlli: la disciplina è essenziale. Dopo aver definito gli OKR, è cruciale mantenere un monitoraggio regolare e continuativo. Senza questa verifica, la presenza degli OKR diventa inutile.
2. Elenco di task irrilevanti: le attività assegnate dovrebbero essere ambiziose e sfidanti, in grado di fare la differenza e stimolare il progresso.
3. Key result non misurabili: è vitale che i key result siano quantificabili. Sebbene i settori come vendite, prodotto, finanza e marketing siano inizialmente i più beneficiati per la loro natura numerica, ogni settore dovrebbe sforzarsi di quantificare i propri risultati.
4. Modifiche troppo frequenti agli OKR: sebbene sia possibile apportare modifiche agli OKR, queste dovrebbero essere eccezionali. Cambi frequenti possono indicare una difficoltà nel stabilire e mantenere le priorità.
5. Mancata convinzione da parte dei manager: il successo degli OKR dipende fortemente dall’impegno concreto della direzione. È necessaria una grande disciplina nel definire gli obiettivi, renderli misurabili e condividerli con il team. Senza il coinvolgimento attivo dei leader, gli OKR rischiano di diventare una perdita di tempo.

È fondamentale ricordare che gli OKR dovrebbero essere progressivi e allineati agli obiettivi di business annuali, mirando al miglioramento individuale, al focus e all’allineamento generale dell’azienda.

Quali OKR stabilire? Alcuni esempi pratici

Quando gli OKR si applicano ai vari livelli aziendali, dalla dirigenza ai team specifici, dimostrano la loro efficacia uniformemente, guidando sia il pensiero strategico sia l’operatività quotidiana. Ecco alcuni esempi di come i team possono utilizzare gli OKR per focalizzare e misurare i loro sforzi:

Marketing

• Obiettivo: Aumentare la visibilità del brand.
  • Risultato chiave: Attirare un milione di visitatori sul sito web.
  • Risultato chiave: Decuplicare i follower sui social media.
  • Risultato chiave: Coinvolgere 1.000 membri della comunità per promuovere acquisti del brand.

Prodotto

• Obiettivo: Lanciare un prodotto significativo entro la fine del trimestre.
  • Risultato chiave: Ottenere un punteggio di raccomandazione di almeno 8.
  • Risultato chiave: Far sì che il 40% degli utenti attivi mensili utilizzi una nuova funzionalità.
  • Risultato chiave: Incrementare il tasso di conversione post-iscrizione dal 15% al 25%.

Risorse Umane

• Obiettivo: Potenziare l’impatto e il coinvolgimento dei dipendenti.
  • Risultato chiave: Aumentare la soddisfazione dei dipendenti del 20%.
  • Risultato chiave: Conseguire una partecipazione del 90% al sondaggio di engagement.
  • Risultato chiave: Raddoppiare il numero di feedback positivi ricevuti dai manager.

Vendite

• Obiettivo: Accrescere le entrate ricorrenti.
  • Risultato chiave: Generare due milioni di euro di entrate ricorrenti mensili.
  • Risultato chiave: Aumentare i rinnovi annuali del 25%.
  • Risultato chiave: Ridurre il tasso di abbandono del 10%.

Ogni team, attraverso questi obiettivi chiaramente definiti e misurabili, può non solo allinearsi agli obiettivi più ampi dell’azienda, ma anche monitorare e stimolare il proprio progresso in maniera efficace e motivante.

Qual è la differenza tra OKR e KPI?

I KPI (Key Performance Indicators) e gli OKR sono strumenti essenziali per monitorare e dirigere le prestazioni aziendali, ma funzionano in maniere leggermente diverse. I KPI permettono ai team di tracciare le prestazioni specifiche all’interno di progetti e iniziative, offrendo misure quantificabili del successo. Gli OKR, invece, costituiscono un quadro più ampio per stabilire e raggiungere obiettivi, collegando i risultati chiave agli obiettivi strategici dell’azienda.

Nonostante i KPI e gli OKR siano distinti, i KPI possono spesso essere incorporati come Key Results efficaci negli OKR. Questo collegamento aiuta a garantire che le misure di performance siano allineate con gli obiettivi più ampi dell’organizzazione.

Ad esempio, se un OKR qualitativo include “valutare e documentare i punti deboli degli utenti”, questo potrebbe essere misurato attraverso KPI specifici come il numero di interviste condotte, i punteggi NPS ottenuti, o il volume di feedback diretto ricevuto. In questo modo, i KPI non solo tracciano le prestazioni, ma supportano attivamente il raggiungimento degli OKR.

D’altra parte, un OKR altamente quantitativo, come “aumentare l’organico di 15 persone nel terzo trimestre”, può beneficiare dell’approccio KPI per misurare l’efficacia dell’assunzione rispetto agli obiettivi aziendali generali.

Per chi si avvicina per la prima volta a questi concetti, può essere utile iniziare con gli OKR per fornire un quadro complessivo degli obiettivi e del modo in cui il lavoro individuale si integra con gli obiettivi aziendali. Questo approccio non solo motiva i dipendenti ma facilita anche il conseguimento di risultati tangibili e misurabili, promuovendo una cultura di performance e successo continuo all’interno dell’organizzazione.