Come diventare segretario amministrativo: studi e possibilità

Quando parliamo di segretario amministrativo, facciamo riferimento a una figura di grande importanza, che deve essere selezionata con cura. È un professionista che opera all’interno di aziende, grandi o piccole e che si occupa di contabilità.

In quanto fondamentale all’interno della realtà lavorativa, il segretario amministrativo deve avere determinate competenze e determinate abilità. Non si tratta solo di studi e conoscenze, ma anche di capacità interpersonali, ancora più utili per arrivare ai vertici di questa professione. Vediamo meglio chi è e cosa fa questo professionista, quale percorso occorre intraprendere per svolgere questo ruolo e quali sbocchi trova nel mondo del lavoro.

Chi è il segretario amministrativo e quali sono le sue mansioni

Il segretario amministrativo è un perno all’interno dell’azienda, in quanto è su di lui che possono fare tutti affidamento ed è da lui che dipende l’immagine che viene fuori dell’azienda stessa. Le mansioni di un segretario amministrativo non valgono per tutti coloro che ricoprono questo ruolo, ma dipendono da quanto grande è la realtà in cui lavorano.

In genere, però, le mansioni che spettano a questo professionista sono:

• Gestione documentale: Il segretario amministrativo è spesso responsabile della gestione e dell’archiviazione di documenti importanti, come contratti, report, fatture e comunicazioni interne;
• Comunicazione interna ed esterna: Il segretario amministrativo può essere coinvolto nella gestione delle comunicazioni sia all’interno dell’organizzazione che con enti esterni, clienti o fornitori;
• Pianificazione e organizzazione: Questo ruolo prevede spesso la pianificazione di riunioni, appuntamenti e eventi, nonché la gestione delle prenotazioni e della logistica correlata;
• Supporto amministrativo: Il segretario amministrativo può assistere i dirigenti e gli altri dipendenti nell’esecuzione di attività amministrative quotidiane, come la gestione dell’agenda, la compilazione di report e la preparazione di presentazioni;
• Gestione delle risorse umane: In alcune organizzazioni, il segretario amministrativo potrebbe essere coinvolto nella gestione di alcune questioni relative alle risorse umane, come la tenuta dei record del personale, la pianificazione delle ferie e la gestione delle presenze;
• Contabilità di base: In piccole aziende o organizzazioni, il segretario amministrativo potrebbe essere responsabile delle attività contabili di base, come la registrazione delle transazioni finanziarie e la preparazione di documenti per il reparto contabile;
• Gestione dell’ufficio: Può essere responsabile dell’organizzazione dell’ambiente di lavoro, dell’approvvigionamento di forniture e della gestione delle apparecchiature e delle risorse dell’ufficio;
• Risposta alle richieste: Il segretario amministrativo potrebbe rispondere alle telefonate, alle email e alle richieste dei clienti, dei fornitori e dei dipendenti, indirizzandoli alle persone o ai dipartimenti appropriati;
• Coordinamento delle attività: Può lavorare a stretto contatto con altri dipendenti o reparti per coordinare attività e scambiare informazioni rilevanti;
• Rapporti e documentazione: Potrebbe essere responsabile della preparazione di relazioni, report e documenti per la direzione o altri stakeholder.

Come diventare segretario amministrativo

Per diventare un segretario amministrativo, è importante acquisire le competenze e l’istruzione necessarie per svolgere con successo le responsabilità di questo ruolo. Se stai pensando di diventare segretario amministrativo, il primo passo da fare è iscriverti ad un corso di laurea indicato per farti acquisire le competenze richieste in questo lavoro.

Una laurea triennale in Economia Aziendale e Management, seguita da una magistrale in Scienze Economiche, potrebbe essere una buona partenza per la tua carriera. Certamente, tra te che hai due lauree specifiche e mirate a questo determinato ruolo e un’altra persona che possiede solo un diploma di scuola superiore, sei tu che dovresti avere la meglio.

Anche se la laurea, infatti, non è obbligatoria, è chiaro che un titolo più elevato può migliorare le tue prospettive.

La laurea in economia Unicusano

Se stai cercando un percorso di studi innovativo e stimolante per diventare segretario amministrativo, la laurea Unicusano in economia fa sicuramente al caso tuo.

La laurea in Economia presso Unicusano è concepita per fornire agli studenti una solida base teorica in economia, finanza e gestione aziendale, abbinata a un approccio pratico che prepara gli studenti ad affrontare le sfide del mondo reale. Gli studenti possono studiare in modo flessibile grazie alla modalità didattica online, che consente loro di conciliare gli impegni accademici con quelli personali e professionali.

Grazie all’accesso online ai materiali didattici e alle lezioni, infatti, potrai seguire il corso da qualsiasi città e in qualsiasi momento, adattando gli studi ai tuoi ritmi e impegni personali. Per saperne di più, contattaci ora.

Competenze

Le abilità chiave per un segretario amministrativo includono la capacità di gestire documenti, comunicare efficacemente, pianificare riunioni, utilizzare software di produttività e molto altro. Affina le tue abilità di organizzazione, comunicazione, multitasking e gestione del tempo. Partecipa a corsi di formazione o workshop relativi all’efficienza amministrativa, all’utilizzo di software di ufficio e alle competenze comunicative.

Questa formazione continua può aiutarti a rimanere aggiornato sulle ultime tendenze e strumenti nel campo. Di conseguenza, potrai avere maggiori possibilità per trovare occupazione. Una volta assunto, impara il più possibile sul lavoro. Osserva come vengono gestiti i documenti, come vengono organizzate le riunioni e come viene gestita la comunicazione interna ed esterna. Chiedi feedback e cerca di migliorare costantemente le tue abilità. Affiancherai persone più qualificate e con più anni di esperienza alle spalle, proprio per poter imparare di più sul campo.

Con l’esperienza, potresti avere l’opportunità di avanzare nella tua carriera amministrativa. Potresti diventare un supervisore di un team di segretari, assumere ruoli di maggiore responsabilità o specializzarti in un’area specifica dell’amministrazione. Più avrai qualifiche ed esperienze, e più acquisirai valore e avrai l’opportunità di concorrere per posizioni di prestigio.

Le possibilità nel mondo lavorativo

Il segretario amministrativo, se sa il fatto suo, ha molte possibilità di trovare occupazione, in quanto il suolo è uno dei ruoli più richiesti all’interno dell’azienda. Molte aziende, grandi e piccole, assumono segretari amministrativi per svolgere compiti amministrativi, organizzativi e di supporto. Questi ruoli possono variare da assistenti amministrativi di base a segretari esecutivi che lavorano direttamente con dirigenti di alto livello. La figura del segretario amministrativo è richiesta anche in altre realtà, come il settore sanitario, quello legale o immobiliare, ma anche il settore finanziario. Le esigenze di personale amministrativo sono presenti in quasi tutte le industrie, quindi puoi trovare opportunità in base ai tuoi interessi e competenze specifiche. L’’importante è studiare e rimboccarsi le maniche per farsi spazio tra la concorrenza.

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Credits Immagine: DepositPhotos / Andrew Lozovyi